Особенности организации конференции — этапы подготовки
![Photo by Charisse Kenion on Unsplash](https://zestpromotion.ru/wp-content/uploads/2020/05/onlineprinters-s9e3syb1nu4-unsplash.jpg)
Семинар, конференция или форум позволяет собирать людей, представляющих определенную группу или сообщество, для обсуждения интересных тем и обмена опытом.
Организация конференций, саммитов обычно осуществляется специальным агентством или компанией. В их задачи входит профессиональный организационный процесс деловых мероприятий, который должен соответствовать необходимым требованиям и целям.
Подготовка к проведению
Определив тему конференции и зная целевую аудиторию, необходимо заняться подготовкой мероприятия. Этот процесс может занять от 2-3 месяцев до года.
В зависимости от масштаба мероприятия и сложности темы, например, организация научного форума, важно понимать, что докладчики должны будут подготовить обширный научный материал. Возможно, даже продемонстрировать какое-нибудь научное исследование, результаты которого будут сообщены на семинаре или саммите.
Так из каких этапов состоит подготовка конференции, либо другого делового мероприятия?
![Photo by Samuel Pereira on Unsplash](https://zestpromotion.ru/wp-content/uploads/2020/05/samuel-pereira-uf2nnanwa8q-unsplash.jpg)
Этапы организации конференции
Началом подготовки служит детальная проработка программы конференции или семинара на каждый день. В нее входит:
- Составление расписания по дням и определенным временным периодам на время действия конференции;
- Определение графика выступлений для докладчиков;
- Подготовка брошюр для всех участников тематического мероприятия;
- Включение перерывов для отдыха, общения между участниками. При длительности в течение дня, предусмотреть свободное время на перекусы, кофе-брейки, обеды.
Следующая ступень — продвижение. Разработка плана продвижения конференции создается маркетологом. Если конференция большая или нуждается в известности, требуется поддержка СМИ. Маркетолог должен продумать стратегию продвижения мероприятия, чтобы привлечь как можно больше людей к целевой группе.
Технический организационный процесс является завершающим и решающим этапом. В него включено:
- Подбор площадки, помещения конференции. Здесь нужно ориентироваться на ожидаемое количество участников. Каждому посетителю должно быть комфортно и непринужденно сидеть, смотреть и слушать. Поэтому стоит тщательно рассчитать свои способности;
- Обеспечение едой. Для этого стоит выделить специальный зал, в котором столы с блюдами будут готовиться заранее, помимо официантов для раздачи напитков. Конечно, для организации обеда в здании должна быть столовая или кафе, где будут организованы горячие блюда. Для каждого участника, чтобы войти в столовую, необходимо подготовить персонализированные талоны на питание, которые выдаются во время регистрации перед началом конференции;
- Техническое сопровождение. Для деловых мероприятий арендуется освещение, проекторы, экраны, светодиодное, звуковое оборудование.