Подача заявки для участия в международной выставке.

Развитие компаний приводит к необходимости широкого распространения информации о своей деятельности и услугах. Быстро решить эту задачу помогает участие на выставках, в том числе международных. Но, зачастую, решение участвовать  на международных выставочных площадках остается без реализации. Основная проблема — у менеджмента компании нет представления о том как это сделать. В данной статье мы расскажем пошаговый алгоритм подачи заявки, с учетом всех тонкостей.

Что нужно для подачи заявки.

Изначально, нужно определиться, в какой именно выставке вы будете участвовать. Для качественной реализации целей необходимо внимательно отнестись к этому выбору, ключевое значение имеют такие показатели как:

— длительность выставочного форума,

— количество посетителей,

— место проведения;

— целевая аудитория;

— состав участников экспозиции.

Все крупные выставки имеют собственные официальные сайты, которые помогут собрать информацию для анализа.

Один из ключевых моментов организации участия в международном форуме – сроки его проведения. Следует помнить, что большинство крупных международных экспозиций начинает прием заявок сроком от шести месяцев и к концу приема все места павильонов выставочного центра бывают заняты.

Для регистрации необходимо связаться с официальными организаторами, которые предоставят вам информацию о необходимых документах для регистрации, технические параметры выставки: планы павильонов, экспозиций, перечень дополнительных услуг и требований.

При подаче потребуется указать:

Размеры стенда

Площадь в квадратных метрах, его длину и ширину

Тип стенда

Угловой, остров, полуостров, а также конструкционные особенности – одноэтажный, двухэтажный, наличие подвесных элементов и т.д.

Место расположения стенда

На открытой площадке или в павильоне

Информацию о экспозиционных товарах

Перечень, определение структуры по отраслям, распределение между товарами и услугами

Информация об экспоненте

Данные о компании, принимающей участие, а также субэкспонентах, продукция которых будет представлена на стенде.

Отдельные выставочные площадки запрашивают сведения о количестве отходов, которые могут образоваться при работе стенда. Данный пункт нельзя игнорировать, так как несоблюдение требований экологического законодательства влечет отклонение вашей заявки.

Н2 Особенности при подаче заявки — на что обратить внимание.

Перед заключением договора необходимо обговорить все детали и нюансы. Не будет лишней консультационная помощь работников компании специализирующейся на выставочных услугах. Имея большой опыт работы на этом рынке, они помогут избежать большого количества ошибок, сделав участие эффективным. Взаимодействие с государственными и некоммерческими центрами развития предпринимательства также хороший способ продвижения в международных форумах. В некоторых случаях, вы можете рассчитывать на компенсацию отдельных затрат.

Завершает первый этап подготовки к участию на международном форуме заключение договора с организаторами. Это основа, которая регулирует вопросы арендной платы и сроков ее внесения, порядка допуска на выставку, предусматривает условия расторжения договора, включая односторонний порядок, а также полные технические инструкции по строительству стендов, соблюдению требований техники безопасности.

Если после заключения договора происходит отказ от участия в выставке, то на компанию — экспонента налагаются штрафные санкции и обязанность уплаты неустойки, размер которой может достигать полной стоимости аренды.

Высокие требования к уровню безопасности при проведении международных выставок требуют заключения договоров страхования — как имущества экспозиции, так и случаев ответственности компании-экспонента. Услуги страхования могут быть представлены организаторами выставки или сторонними страховыми компаниями. В зарубежных странах разработаны специализированные схемы страхования и типовые условия для компаний — экспонентов. Выполнение требований о страховании – обязательное условие участия в международных выставках.

При подготовке необходимо обратить внимание на организацию транспортировки стендов, материалов, выставочных экспонатов, а также своевременное приобретение билетов и оформление виз для персонала стенда. Избежать проблем с таможней и потерь времени поможет сотрудничество с опытной транспортной компанией или изготовление стенда в стране проведения выставки.