Особенности организации конференции — этапы подготовки

Семинар, конференция или форум позволяет собирать людей, представляющих определенную группу или сообщество, для обсуждения интересных тем и обмена опытом.

Организация конференций, саммитов обычно осуществляется специальным агентством или компанией. В их задачи входит профессиональный организационный процесс деловых мероприятий, который должен соответствовать необходимым требованиям и целям.

Подготовка к проведению

Определив тему конференции и зная целевую аудиторию, необходимо заняться подготовкой мероприятия. Этот процесс может занять от 2-3 месяцев до года.

В зависимости от масштаба мероприятия и сложности темы, например, организация научного форума, важно понимать, что докладчики должны будут подготовить обширный научный материал. Возможно, даже продемонстрировать какое-нибудь научное исследование, результаты которого будут сообщены на семинаре или саммите.

Так из каких этапов состоит подготовка конференции, либо другого делового мероприятия?

Этапы организации конференции

Началом подготовки служит детальная проработка программы конференции или семинара на каждый день. В нее входит:

• Составление расписания по дням и определенным временным периодам на время действия конференции;
• Определение графика выступлений для докладчиков;
• Подготовка брошюр для всех участников тематического мероприятия;
• Включение перерывов для отдыха, общения между участниками. При длительности в течение дня, предусмотреть свободное время на перекусы, кофе-брейки, обеды.

Следующая ступень — продвижение. Разработка плана продвижения конференции создается маркетологом. Если конференция большая или нуждается в известности, требуется поддержка СМИ. Маркетолог должен продумать стратегию продвижения мероприятия, чтобы привлечь как можно больше людей к целевой группе.

Технический организационный процесс является завершающим и решающим этапом. В него включено:

• Подбор площадки, помещения конференции. Здесь нужно ориентироваться на ожидаемое количество участников. Каждому посетителю должно быть комфортно и непринужденно сидеть, смотреть и слушать. Поэтому стоит тщательно рассчитать свои способности;
• Обеспечение едой. Для этого стоит выделить специальный зал, в котором столы с блюдами будут готовиться заранее, помимо официантов для раздачи напитков. Конечно, для организации обеда в здании должна быть столовая или кафе, где будут организованы горячие блюда. Для каждого участника, чтобы войти в столовую, необходимо подготовить персонализированные талоны на питание, которые выдаются во время регистрации перед началом конференции;
• Техническое сопровождение. Для деловых мероприятий арендуется освещение, проекторы, экраны, светодиодное, звуковое оборудование.